"Nu hebben we een systeem waarin we een totaaloverzicht hebben van iedere installatie en inzicht in de kosten."
Gezamenlijk onze klanten gelukkig houden. Vanuit dat uitgangspunt werken DMT en Hellebrekers al vele jaren samen. Ging de communicatie vroeger voornamelijk via de telefoon en mail, nu maakt DMT gebruik van het Self Service portaal van Hellebrekers. Een duidelijk en gebruiksvriendelijk ticketsysteem waar DMT zelf z’n eigen inbreng aan heeft kunnen gegeven.
DMT levert bedrijven -in samenwerking met Hellebrekers- installaties die duurzame gasoplossingen bieden. Denk aan een installatie die van biogas uit huishoudafval groengas maakt of een installatie die biogas nog verder verduurzaamt. In Europa staan er inmiddels meer dan 50 van dit soort installaties en ook in Amerika is het aantal groeiende. De noodzaak om een ticketsysteem te hebben die het overzicht bewaart van alle communicatie rondom iedere installatie, resulteerde in het Self Service Portaal (SSP) van Hellebrekers.
"Nu hebben we een systeem waarin we een totaaloverzicht hebben van iedere installatie en inzicht in de kosten."
Arjen Bakema, Service manager bij DMT. “Voordat het ticketsysteem er was, gebeurde het wel eens dat zaken door elkaar liepen. Veel van de communicatie verliep via mail of via telefoon. Via de mail was er nog enige borging wat er afgesproken was, maar bij een telefonisch overleg was dat er niet. Nu hebben we een systeem waarin we een totaaloverzicht hebben van iedere installatie en inzicht in de kosten. Ook kunnen we historische gegevens gebruiken om pro-actief vaak voorkomende klachten aan te pakken en verbeteringen door te voeren.”
Voor DMT brengt het ticketsysteem meerdere voordelen. Bakema: “Sowieso is het prettig dat we onze eigen interne referenties kunnen gebruiken in het systeem. Wij werken zelf ook met een soortgelijk systeem en dan is het erg prettig dat we gegevens met elkaar kunnen spiegelen. Verder levert het tijdwinst (en dus kostenbesparing) op, doordat we niet in allerlei mailberichten gegevens bij elkaar hoeven te zoeken. Met een druk op de knop kunnen we de juiste gegevens per installatie naar voren halen. Het levert een hogere klanttevredenheid op, doordat we onze klanten precies kunnen aangeven welke afspraken er gemaakt zijn.”
Het Self Service Portaal houdt voor DMT per installatie diverse zaken bij inclusief de urenverantwoording.
1. welke problemen/storingen zijn er geweest;
2. welke modificaties er zijn uitgevoerd op verzoek van de klant;
3. welke aanpassingen zijn er gedaan die veroorzaakt zijn door externe omstandigheden (denk aan een algehele gasdrukverlaging waardoor er een modus moet worden toegevoegd
Bakema: “Het is in de basis een eenvoudig systeem, waar wij als DMT vrij makkelijk categorieën aan kunnen laten toevoegen. Het is een zeer gebruiksvriendelijk systeem dat ons veel heeft gebracht. Zo kunnen we gezamenlijk onze klanten gelukkig houden.”
