Het is de maandag na het zeer geslaagde jubileumfeest. Hang-On, producent van allerlei soorten raamdecoraties, bestaat 30 jaar en de oprichter Peter van Tichelen, geniet in zijn kantoor nog even na. Op zijn bureau staat een klein kunstwerkje in de vorm van een verguld weefgetouw dat hij van zijn medewerkers heeft gekregen. Wat dertig jaar geleden begon als een simpele gordijnenfabriek, is uitgegroeid tot een miljoenenbedrijf met meer dan 200 medewerkers.

Trots pakt Peter het kleinood in zijn hand en denkt terug aan zijn eerste weefmachine. Dan gaan zijn gedachten naar het gesprek dat hij vorige week heeft gevoerd en legt hij het weefgetouw weer neer. Het was slecht nieuws en het had niet op een slechter moment kunnen komen. De leverancier van zijn ERP-software had in het gesprek aangegeven dat zij overgaan op Cloud-ERP en dat het nieuwe systeem op basis van een SaaS-kostenmodel gaat werken. Als reden gaf de leverancier aan dat de manier van werken bij zijn andere klanten dusdanig aan het veranderen is, dat hij hier wel in mee moet gaan. De komst van Saas-ERP zal betekenen dat de bedrijfsprocessen zich vrijwel volledig moeten plooien op de standaardfunctionaliteit van de software. Peter kan dit er eigenlijk niet bij gebruiken. Links en rechts wordt het bedrijf ingehaald door de concurrentie en ziet hij de orderportefeuille steeds leger lopen.

Er moeten maatregelen worden genomen, maar zijn huidige ERP belemmert hem hierin én Peter weet niet waar te beginnen. Hij weet dat de markt verandert en dat Hang-On gewoon niet in staat is om hierop te anticiperen. De processen in combinatie met zijn huidige ERP-systeem zijn niet eens meer passend om alleen al aan één van de meest voorkomende klantvragen "Vandaag besteld is morgen in huis" te voldoen. Daarbij komt dat heel veel softwareapplicaties via zelfontwikkelde interfaces gekoppeld zijn aan het huidige ERP-systeem, en hij moet er niet aan denken welke gevolgen deze nieuwe manier van werken heeft voor de gehele bedrijfsvoering. Hij denk aan zijn planner Gerard de Wit, die nu via zo’n -toch wel gekunstelde koppeling een data-export trekt uit het bestaande ERP en via een zelfbedacht Excelbestand de planning in elkaar zet. Het is maar één van de vele knelpunten die Peter voor zijn ogen ziet dansen.

Veel ondernemers zitten in een soortgelijke positie als Peter. Ze staan op een kruispunt waar belangrijke keuzes moeten worden gemaakt. De redenen hiertoe zijn zeer divers. Software-systemen zijn dusdanig verouderd dat er geen ondersteuning meer wordt geboden, hardware staat op instorten of klanten vragen om bepaalde track & trace garanties. Veel ondernemingen in de procesindustrie zijn kleiner begonnen dan ze nu zijn. In de loop der tijd worden machines bijgezet, productielijnen uitgebreid, meer medewerkers aangenomen, hallen bijgebouwd etc. In de praktijk lopen de (software)systemen en processen niet altijd in hetzelfde tempo mee. Met de aanschaf van nieuwe machines worden bijvoorbeeld niet altijd meteen de nieuwste computers geplaatst en ‘oude’ legacy machines doen het eigenlijk gewoon goed, maar staan niet digitaal met elkaar in verbinding. En machines wegdoen, terwijl ze eigenlijk pas over tien jaar economisch afgeschreven zijn, dat is gewoon kapitaalvernietiging.

Ook in de fabriek van Hang-On is er in de loop van de jaren op deze manier gewerkt. Via allerlei interfaces zijn de systemen gekoppeld aan het bestaande ERP-systeem. Als Peter inderdaad de kop in het zand steekt en niks doet, dan heeft dat kwalijke gevolgen. Bedrijven die een on-premise (dus server op locatie) ERP-systemen gebruiken en naar de cloud overstappen, kunnen namelijk op allerlei fronten tegen problemen aanlopen.

Na een ‘Binnen’, loopt Marian de kamer in. Marian de Bree, plant manager, is al jaren de rechterhand van Peter en regelmatig sparren ze over bedrijfstechnische aangelegenheden. Na een kort gesprek over het geweldige feest, komt Peter ter zake. Het bedrijf staat voor behoorlijke uitdagingen en Peter vraagt Marian hoe ze dit moeten aanvliegen. Uitstellen, negeren of afschuiven is gewoon geen optie, daar zijn ze het allebei over eens, alhoewel Peter op dit moment het liefst de kop in het zand wil steken. ‘Wellicht,’ stelt Marian voor, ‘is het een idee om extern advies in te winnen. Wij zijn allebei zo verbonden met Hang-On zoals het nu is, dat we een bepaalde bedrijfsblindheid hebben. Ik denk dat een onafhankelijk bureau ons wél verder kan helpen.’

Na een online zoektocht, komen ze uit bij bedrijfsadviesbureau Mobina. De adviseur maakt duidelijk dat de noodzaak naar Cloud-ERP over te stappen, juist de kans biedt om een aantal knelpunten structureel te gaan gaan aanpakken.

Veel ondernemingen in de procesindustrie zijn kleiner begonnen dan ze nu zijn. In de loop der tijd worden machines bijgezet, productielijnen uitgebreid, meer medewerkers aangenomen, hallen bijgebouwd etc. In de praktijk lopen de (software)systemen en processen niet altijd in hetzelfde tempo mee. Met de aanschaf van nieuwe machines worden bijvoorbeeld niet altijd meteen de nieuwste computers geplaatst en ‘oude’ legacy machines doen het eigenlijk gewoon goed, maar staan niet digitaal met elkaar in verbinding. En machines wegdoen, terwijl ze eigenlijk pas over tien jaar economisch afgeschreven zijn, dat is gewoon kapitaalvernietiging. Ook in de fabriek van Hang-On is er in de loop van de jaren op deze manier gewerkt. Via allerlei interfaces zijn de systemen gekoppeld aan het bestaande ERP-systeem. Als Peter inderdaad de kop in het zand steekt en niks doet, dan heeft dat kwalijke gevolgen. Bedrijven die een on-premise (dus server op locatie) ERP-systemen gebruiken en naar de cloud overstappen, kunnen namelijk op allerlei fronten tegen problemen aanlopen.

De overstap naar een cloud-based ERP heeft voor Hang-On verregaande gevolgen en er moeten ingrijpende keuzes worden gemaakt. In eerste instantie zag Peter heel veel beren op de weg. Zo’n traject duurt vaak langer dan gepland en gezien de doemverhalen van concullega’s verwacht Peter dat de implementatie meer geld gaat kosten dan vooraf begroot. Hij kent zijn medewerkers en weet dat verandering niet altijd met open armen wordt ontvangen. Daarbij is het voor hem maar de vraag of alle mooie beloftes uit gaan komen. En… om heel eerlijk te zijn, weet hij ook niet precies wat de investering uiteindelijk aan meerwaarde gaat opleveren.

Marian klapt haar laptop open en zoekt naar het Word-bestand waarin ze haar ‘huiswerk’ heeft opgeschreven. Ze hadden met de gehele directie en het managementteam enkele kennissessies gehad met de adviseur van Modina en die waren haar erg goed bevallen. Op dit moment zijn ze bezig met het bepalen van de eigen waardestrategie. De adviseur had het DT en MT twee belangrijke vragen gesteld waar eigenlijk niemand direct een duidelijk antwoord op kon geven; ‘Wie wil je zijn voor de klant?’ en ‘Hoe wil je over vijf jaar in de krant staan?’. De adviseur was heel duidelijk:

‘Als je niet weet waar je naar toe wilt, hoe weet je dan hoe je daar kunt komen. Zonder visie of strategie kun je dus nooit de juiste keuzes maken.”

Tijdens één van de kennissessies werd het waardestrategieënmodel van Treacy en Wiersema behandelt. Volgens dit model is het van belang om de nummer één in de markt te zijn in Product leadership, Customer intimacy (klantaandacht) of Operational excellence.

Treacy en Wiersema pleiten voor het beheersen van alle drie aandachtsgebieden waarbij de organisatie op één onderdeel echt uitblinkt. Peter kijkt over de schouder mee naar de invulling die Marian aan de opdracht heeft gegeven. Ook de andere leden van het DT en MT hadden hun input geleverd en uiteindelijk de driehoek in het model getekend. Iedereen is het erover eens dat ze moeten gaan focussen op Operational Excellence. Hun klanten hebben behoefte aan tijdige levering en in één keer goed, tegen een uitstekende prijs. “Dat geeft in ieder geval al veel duidelijkheid. Nu nog samen met Mobina verdere invulling geven aan de bedrijfsprocessen en de benodigde IT-architectuur.”

Een van de manieren van Hang-On om te komen tot Operational Excellence is de inzet op digitalisering van alle productieprocessen en het implementeren van een Manufacturing Execution System (MES).

Marian geeft hem het overzicht van alle belangrijke processen die tijdens de initiële analysefase geheel in kaart moeten worden gebracht. Peter zucht, want het is een beste klus: ”Gelukkig weten we na deze exercitie in ieder geval waar de knelpunten en inefficienties zitten en hoe we efficienter met betrouwbare levertijden kunnen gaan produseren.” “Vergeet ook de kwaliteitsverbetering niet,” vult Marian nog even aan. Peter knikt en een kleine glimlach verschijnt op z’n gezicht. “We gaan er op alle vlakken op vooruit, wij zijn straks gewoon de grootste concurrent van allemaal!”

Peter staat voor het raam en ziet een van de vier bestelbussen met het logo van Hang-On op de zijkant, het terrein verlaten. De aanschaf van een klein, maar efficient wagenpark was één van de vele beslissingen die een kleine drie jaar geleden waren genomen om Operational Excellence te kunnen waarmaken. Klanten zijn erg tevreden over de snellere levering van hun orders -van order tot levering duurt nu nog maar vijf dagen in plaats van twee wekenen het nieuwe kwaliteitssysteem zorgt voor veel minder klachten en retouren

Waar Peter erg tegenop zag, was de onvermijdelijke ‘big bang’ die gepaard gaat met het overgaan van het oude naar het nieuwe ERP-systeem. Een goede voorbereiding zorgde ervoor dat de planning werd gehaald en dat de kosten ook binnen de perken bleef. Alle systemen die in het verleden aan het oude ERP waren verbonden, waren vooraf goed in kaart gebracht en daar
waar nodig nieuw aangeschaft. Zo heeft Hang-On uiteindelijk gekozen voor Visual Link Software als MES-oplossing.

Een kleine ‘ping’ maakt duidelijk dat er een e-mail is binnengekomen. Het is een bericht van Sjaak Delden, operator van de linnen-productielijn. Hoewel hij op vakantie is in Italië, kan hij het niet laten om af en toe in te loggen om te zien hoe de Overall Efficiency is van 'zijn' lijn. Sjaak was één van de operators waar Peter veel weerstand van had verwacht bij de digitalisering van het gehele productieproces. Daarom was Sjaak ook meegenomen in het voortraject, want als er iemand kennis van het productieproces heeft, dan is het Sjaak en zo iemand wil je mee hebben in het geheel. Sjaak had inderdaad de nodige negatieve opmerkingen, maar na implementatie was hij de grootste ambassadeur van het nieuwe werken.

ERP... nu stappen zetten of nog niet

Keuzes maken...

Marian loopt binnen met de jaarcijfers en na een vluchtige blik op het uiteindelijke bedrijfsresultaat moet Peter glimlachen. Blij dat hij toen niet zijn kop in het zand heeft gestoken, want nu… nu is hij in de wolken